Zeiterfassung- von der Pflicht zur Kür

Zeiterfassung ist Pflicht

Seit dem 1. Januar 2023 ist es bereits 6 Jahre her, seit die Zeiterfassung zur Pflicht erklärt wurde. Damals sollte die Einführung zweier neuer Artikel Unternehmen in der Umsetzung helfen. Damals haben sich viele mit dem Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung (Artikel 73a ArGV) und der sogenannten vereinfachten Arbeitszeiterfassung (Artikel 73b ArGV) beschäftigt und herausgefunden, dass die Voraussetzungen mehrheitlich doch wieder zur Vollzeiterfassung führen. Damals. Heute wollen wir uns mit der der Kür auseinandersetzen, denn wo es eine Pflicht gibt, ist bekanntlich die Kür das Ziel. 

 

Vertrauensarbeitszeit vs. Dokumentation
Interessanterweise tun sich nach wie vor viele Unternehmen mit der Arbeitszeiterfassung schwer, obwohl den Mitarbeitenden im Sinne einer modernen Firmenkultur oft eine hohe Zeitautonomie zugestanden wird. Arbeitszeiterfassung ist aufwändig, unbeliebt oder wird gar als heisses Eisen im Schrank der Pendenzen verstaut mit der Befürchtung, transparente, erhöhte Zeitsaldi würden von Mitarbeitenden in Form von Zeit oder Geld eingefordert werden. Einige Unternehmen verzichten auf die Zeiterfassung um den Administrationsaufwand klein zu halten und vertrauen darauf, dass die gesetzlichen Rahmenbedingungen auch ohne Kontrollmechanismen eingehalten werden. 

 

Wir Menschen beweisen gerne, was wir leisten. Aus (eigener) Erfahrung wissen wir, dass in Unternehmen ohne offizielle Zeiterfassung, Mitarbeitende ihre eigene Übersicht über ihre geleisteten Stunden erstellen. Nicht selten wird diese dann spätestens bei einem Austritt präsentiert und dokumentierte Mehrstunden so erfolgreich eingefordert.

 

Heute, in Zeiten von New Work und Fachkräftemangel haben flexible Arbeitszeitmodelle enorm an Wichtigkeit zugelegt und erhöhen die Arbeitgeberattraktivität massgeblich, wenn sie korrekt und fair – also transparent und dokumentiert – umgesetzt werden. Das heisst in erster Linie, dass die Flexibilisierung der Arbeitszeit auch damit einhergehen muss, dass Führungskräfte und Mitarbeitende gemeinsam für die Einhaltung der Rahmenbedingungen verantwortlich sind. Denn nur wenn Mitarbeitende Einfluss auf ihre eigene Arbeitszeit haben und gleichzeitig Kontrollmechanismen wirken, kann überhaupt von der Auszahlung allfälliger Mehrstunden Abstand genommen werden.

 

Mitarbeitendenkategorien
Unsere Erfahrung zeigt, dass es sich auch lohnt, Mitarbeitenden anhand von Funktionen oder Hierarchiestufen unterschiedliche Arbeitszeitmodelle anzubieten, für welche es wiederum spezifische Regeln der Arbeitszeiterfassung, Kompensation oder Auszahlung geben kann. 

 

Leistungserfassung
Ein weiterer Vorteil der Arbeitszeiterfassung ist die Möglichkeit einer kombinierten, gleichzeitigen Leistungserfassung. Unternehmerisch betrachtet stellt die Produktivität – also das Wissen, für welche Projekte Mitarbeitende wie viele Stunden aufwenden – eine zentrale Kennzahl dar. Dank dieser können die Ressourcenallokation zielorientiert gesteuert, die Rentabilität einzelner Projekte eruiert und der Optimierungsbedarf von Prozessen erkannt werden.

Fazit

Unsere Empfehlung ist deshalb, „das eine zu tun und das andere nicht zu lassen“. Wie geht das? Wir schaffen gemeinsam mit dir interessante Rahmenbedingungen in Form eines attraktiven, auf die Bedürfnisse und Möglichlichkeiten des Unternehmens angepassten Arbeitszeitmodells und definieren das Zusammenspiel und die Verantwortlichkeiten von Führungspersonen und Mitarbeitenden transparent in einem für alle verbindlichen Arbeitszeitreglement. Das schafft Klarheit und Vertrauen.

Unser Angebot

actively evaluiert dazu – abgestützt auf die vorbesprochenen Anforderungen – passende Zeiterfassungstools und erhebt eine Longlist unter Berücksichtigung von beispielsweise Funktionalitäten, möglichen Einbindungen in die bestehende Systemlandschaft und dem Kostenmodell. Auf Wunsch begleiten wir dich bei der vertieften Prüfung im Rahmen der Shortlist und unterstützen dich selbstverständlich gerne auch bei der Einführung des Tools deiner Wahl.