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Falls deine Mitarbeitenden bereits die Möglichkeit haben im Home-Office zu arbeiten oder geplant ist, dies demnächst dauerhaft einzuführen, lohnt es sich die Rahmenbedingungen zum (freiwilligen) Home-Office schriftlich festzuhalten. Auch wenn übergeordnet die innerbetrieblichen vertraglichen Bestimmungen, Weisungen o. ä. nebst den rechtlichen Grundlagen aus dem Obligationen- und Arbeitsrecht gelten, hilft eine schriftliche Vereinbarung Unsicherheiten und Konflikte zu vermeiden. Wir empfehlen deshalb mindestens die nachfolgenden Aspekte im Sinne einer Richtlinie zu regeln:
Ein bestehendes Arbeitszeitreglement wie auch die Regelungen zur Arbeitszeiterfassung gelten auch im Home-Office. Ebenfalls sind die Vorschriften bezüglich Arbeits- und Ruhezeiten einzuhalten. So ist etwa die Nacht- oder Sonntagsarbeit verboten, sofern keine entsprechende Erlaubnis dafür vorliegt.
Bei grenzüberschreitender Tätigkeit von Mitarbeitenden mit Staatsangehörigkeit der EU/EFTA ist das zeitliche Pensum der Home-Office-Tätigkeit aus sozialversicherungsrechtlichen Gründen auf maximal einen Tag pro Woche (20 %) limitiert bzw. bei Teilzeit ist das Pensum entsprechend anteilsmässig zu reduzieren.
Das Arbeiten im Home-Office für Wissensarbeitende setzt ein hohes Mass an Vertrauen, Eigendisziplin und Motivation der einzelnen Mitarbeiterin, des einzelnen Mitarbeiters voraus. Daraus lässt sich ableiten, dass nicht
jedes Persönlichkeitsprofil dafür geeignet ist. Aber auch nicht jede Tätigkeit lässt sich ideal im Home-Office ausführen. Es sind vor allem Arbeiten, die ein hohes Mass an Konzentration verlangen, welche im Home-Office, ohne Störfaktoren, produktiver verrichtet werden können. Es lohnt sich also zu regeln, wer unter welchen Umständen im Home-Office arbeiten kann.
Überlege dir auch Massnahmen, welche sich positiv auf das Spannungsfeld Entgrenzung & Regeneration auswirken wie die Anzahl Home-Office-Tage zu begrenzen, Erreichbarkeitszeiten zu vereinbaren sowie Unterstützung im effizienten Sebstmanagement und im Aufbau von persönlicher Resilienz (Widerstandsfähigkeit) anzubieten.
Das SECO schreibt zudem allgemeine Arbeitsplatzanforderungen vor- diese gelten sinngemäss auch für das Home Office. So soll ein Arbeitsplatz unter anderem über Tageslicht verfügen, eine Mindestgrundfläche von 8 m2 aufweisen, über Abgrenzungsmöglichkeiten verfügen sowie mit einem Schreibtisch und einem (ergonomischen) Bürostuhl ausgestattet sein.
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die für die Arbeit notwendigen Mittel zur Verfügung stellen. Haben die Mitarbeitenden in den Arbeitsräumlichkeiten des Arbeitgebers jedoch einen Arbeitsplatz zur Verfügung und wählen sie das Home-Office lediglich freiwillig, haben sie keinen Anspruch auf Kostenübernahme der verwendeten Arbeitsgeräte zu Hause. Werden sie jedoch zur Arbeit im Home-Office verpflichtet, weil im Betrieb kein geeigneter Arbeitsplatz zur Verfügung steht oder weil der Arbeitgeber dies ausdrücklich anordnet, sind die Mittel zur Verfügung zu stellen oder den Mitarbeitenden die betreffenden Auslagen zu erstatten (mit einer einmaligen oder regelmässigen Pauschale oder nach Aufwand). Dies kann auch Unterhaltskosten für Miete, Strom oder Internetanschluss beinhalten.
Von Vorteil sind portable Arbeitsgeräte (Notebooks, Headsets usw.), welche auch im Home-Office genutzt werden können. Mitarbeitende schätzen bei der Auswahl der persönlichen Arbeitsmittel ein gewisses Mitspracherecht. So eignet sich beispielsweise ein BYOD-Konzept oder ein durch den Arbeitgeber vorgegebener Hardware-Katalog aus dem ausgewählt werden kann was den persönlichen Bedürfnissen am Besten entspricht.
Die Mitarbeitenden sind auch im flexiblen Arbeitsmodell rundum versichert. Während der bezahlten Arbeitszeit im Home-Office wird ein Unfall als Berufsunfall eingestuft, ausserhalb dieser Arbeitszeit als Nichtberufsunfall.
Die Lohnfortzahlung muss analog den vertraglichen Bedingungen gewährleistet sein. Selbst wenn Mitarbeitende wegen Strom- oder Internetstörungen im Home-Office nicht arbeiten können und gleichzeitig das Arbeiten im Büro nicht möglich ist, bleibt der Arbeitgeber in der Lohn(fort)zahlungspflicht.
Bestehende Sicherheits- und Geheimhaltungsregelungen gelten auch im Home-Office. Es empfiehlt sich, diese auszuweiten und den Umgang mit Daten, Unterlagen und Zugriffen spezifisch im Home-Office zu regeln, denn Mitarbeitende müssen gewährleisten, dass sensible Daten nicht von Dritten eingesehen werden können (in Abhängigkeit der Datenklassifizierung kann auch ein unterschriebenes Geheimhaltungsdokument hilfreich sein) und alles unternehmen, damit kein Datenverlust eintritt. Im Schadenfall haftet grundsätzlich der Arbeitgeber (weshalb das Thema Home-Office in der Betriebshaftpflichtversicherung erwähnt sein sollte), ausser der Mitarbeiterin, dem Mitarbeiter kann eine Fahrlässigkeit nachgewiesen werden. Dann hat der Arbeitgeber wie auch die Versicherung das Retentionsrecht. Eine Privathaftpflichtversicherung des Mitarbeitenden leistet bei Home-Office keine Zahlungen.
Wir regen an, im Rahmen einer Kündigung bzw. einer Freistellung zu prüfen, ob die austretende Mitarbeiterin, der austretende Mitarbeiter effektiv freigestellt werden soll oder ihr/ihm allenfalls zugemutet werden kann, die abzuschliessenden Arbeiten wie Dokumentationen o. ä. mit mehr Abstand zur Organisation im Home-Office zu verrichten. Eine solche Vereinbarung im gegenseitigen Einvernehmen kann zur Entlastung beider Parteien als Alternative zur Freistellung oder zum Zwang, die Kündigungsfrist noch im Büro «abzusitzen» getroffen werden.
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